Onlinespamfilter gebruiker documentatie

Microsoft 365 integratie

 

Inleiding

Onlinespamfilter kan perfect dienst doen als een spam filter om het standaard spamfilter van Office365 te vervangen. Onlinespamfilter biedt meer opties en beter overzicht dan de standaard spam filtering van Microsoft. U dient een aantal instellingen te maken om alles goed te laten verlopen.

Ingaand filteren met Onlinespamfilter voor Microsoft 365 (Office365)

Stap 1: Onlinespamfilter whitelisten in Office365

Aangezien Onlinespamfilter verantwoordelijk wordt voor het op spam controleren van e-mail willen we niet dat Office365 berichten voor u gaat weigeren. Daarom dient u een aantal uitzonderingen te maken voor de IP adressen van Onlinespamfilter. Hiervoor heeft u twee opties:

Deze optie schakelt de meeste anti-spam maatregelen van Office365 uit, behalve wanneer er een zeer hoge confidence-level voor spam of phishing bestaat. Om deze optie in te schakelen voor al de domeinen in uw Office365 account gaat u naar: https://security.microsoft.com/antispam

Kies voor de optie Connection filter policy (Default) en dan naar Edit connection filter policy. Vul daar de volgende adressen in: 92.119.29.136, 92.119.29.137.

Activeer vervolgens de safe list door de checkbox aan te klikken en sla de wijzigingen op. Het overzicht moet er nu bijvoorbeeld als volgt uit zien:

 

image-20240304-083850.png

Conntroleer of de “Safe list” optie inderdaad is ingeschakeld en op “On” staat.

Deze optie schakelt alle spam filtering uit aan de kant van Microsoft. Deze optie is het duidelijkst en voorkomt dat Office365 per ongeluk berichten die onschuldig zijn in de Office365 spam folder laat belanden. Voor deze optie gaat u naar: https://admin.exchange.microsoft.com/#/transportrules of via het menu naar Admin → Exchange → Mail Flow → Rules. Hier treft u de actieve mail rules aan. Maak een nieuwe rule aan met “Add a rule” → “Bypass Spam filtering”.

Hier maakt u een nieuwe rule aan met de volgende instellingen. De instelling voor de message header 'X-MS-Exchange-Organization-BypassClutter = true' dient u handmatig in te tikken:

image-20240304-082939.png

Uiteindelijk dient de betreffende rule er als volgt uit te zien:

 

 

Welke van deze opties u gebruikt is afhankelijk van wat u prefereert: Een extra vangnet van Microsoft voor high-confidence spam messages maar met de kans op false-positives of geen extra vangnet. In de praktijk werkt de tweede optie voor veel van onze klanten het beste.

Het niet inschakelen van 1 van de bovenstaande policies is kan leiden tot een verlies van e-mail en is op eigen risico. Over het algemeen gaat het zonder deze instelling weliswaar goed maar er is geen garantie dat Microsoft in de toekomst geen wijzigingen maakt die de aflevering beperkt. Het hebben van een whitelist instelling garandeert aflevering via onze servers bij Microsoft 365.

Wij kunnen overigens niet zien of u ons inderdaad gewhitelist hebt of niet. We hebben daarom een vinkje gemaakt in je domein settings "Onlinespamfilter IP's zijn gewhitelist bij mijn hosting provider". Als u dat aanvinkt, nemen we aan dat u gedaan heeft wat gevraagd wordt en worden de bolletjes bij de volgende check voor uw domein groen.

Stap 2: Domein aanmaken in de Onlinespamfilter portal

Vervolgens creëert u een scan domein in de Onlinespamfilter portal en gebruikt bij Mailserver adres het adres wat u heeft opgekregen van Microsoft voor het instellen van uw MX records. Dat ziet er meestal uit als: mijn-domein-naam.mail.protection.outlook.com

Stap 3: Aansluiten van het domein

Daarna volgt u de instructies voor het aansluiten van een Onlinespamfilter account vanaf stap 3. Optioneel kunt u hierna stap 4 volgen.

Stap 4: (Optioneel) Recipient filtering op orde brengen

Standaard neemt Office365 (zoals alle Microsoft Exchange servers) alle adressen voor uw domein aan, of ze nu bestaan of niet. Dat betekent dat adressen in tweede instantie alsnog worden geweigerd en er een Non Delivery Report (NDR) wordt verstuurd. Dit heet backscatter en is een onnodige verspilling van bandbreedte en resources.

In onze portal wordt dit probleem tijdens de verbindingscheck gedetecteerd. Onder verbindingstest vindt u dan de volgende opmerking:

  • De mailserver laat niet bestaande ontvangers toe.

Hoewel niet strikt noodzakelijk, kan deze tekortkoming van Office365 worden opgeheven. De instructies hiervoor vindt u hier.

Uitgaand filteren met Onlinespamfilter voor Office365

Ook uitgaande e-mail kunt u in de nabije toekomst door Onlinespamfilter laten filteren op spam en malware. Momenteel bevindt zich dit in de beta fase. Zo gauw dit beschikbaar komt zult u hier meer informatie gaan vinden.