Inleiding
Vanwege een wijziging bij onze Internet provider is het de toekomst niet mogelijk om nog langer te beschikken over de vertrouwde IP-reeksen waar wij al jaren gebruik van maken. Dit heeft helaas tot gevolg dat klanten IP adressen in firewalls en MX records zullen moeten wijzigen om de beschikbaarheid van Onlinespamfilter in de toekomst te blijven garanderen. Om de migratie vlot te laten verlopen hebben we in de web portal een aantal wijzigingen gemaakt om u te helpen. Deze helpen om om de juiste werkvolgorde te hanteren. U vindt meeer informatie in de sectie “Wat moet ik doen?”
Toekomstige beschikbaarheid
Wij begrijpen dat dit werk met zich mee brengt voor onze klanten. Om in de toekomst te voorkomen dat er nog een keer zo’n wijziging bij klanten dient plaats te vinden hebben we nu afspraken gemaakt met onze cloud provider Nefos zodat we een reeks IP adressen vast ter beschikking hebben en de wijzigingen slechts eenmalig gemaakt te hoeven worden. Ook zijn de instructies zo uitgedacht dat er slechts 1 set van wijzigingen nodig is.
Vanaf 1 augustus 2023 zullen de oude IP adressen niet meer bereikbaar zijn! Zorg dus dat deze wijziging heeft plaats gevonden voor die tijd!
Wijziging van de uitgaande mailserver IP’s (smtp.onlinespamfilter.nl)
Als u gebruik maakt van onze verzendende servers is deze informatie voor u relevant
In de toekomst zal de uitgaande dienst van Onlinespamfilter via 1 redundant IP gaan verlopen:
Het nieuwe IP adres voor smtp.onlinespamfilter.nl is 92.119.29.138
Wanneer u de FQDN voor onze service gebruikt (smtp.onlinespamfilter.nl) dan hoeft u niets te ondernemen. Gebruikt u uw eigen FQDN om te verwijzen naar onze dienst dan dient u de bestaande IP’s te verwijderen en bovenstaand IP als enige toe te voegen. Mocht u ergens een hard IP adres hebben ingesteld dan dient dat gewijzigd te worden. Alle overige instellingen bllijven gelijk. Het nieuwe IP adres is al actief dus u kunt deze wijziging vanaf nu op ieder gewenst moment uitvoeren. Na deze wijziging is de migratie wat betreft uitgaande e-mail compleet.
Wijziging van afleveradressen voor inkomende mail in firewalls en mailserver rules
Als u gebruik maakt van ons spamfilter voor inkomende mail is deze informatie voor u relevant
Generieke instellingen
In de toekomst zal de aflevering van e-mail aan de ontvangende server via twee nieuwe IP adressen gaan verlopen, namelijk:
92.119.29.136 (DC Pocos)
92.119.29.137 (DC Interconnect)
Deze adressen dienen dan ook te worden toegevoegd aan uw firewall or mailserver rules.
Let op: Haal de whitelisting voor de bestaande IP adressen, te weten 217.21.240.160 en 90.145.205.90 niet weg uit uw firewall configuratie! Tijdens de migratie is het mogelijk dat e-mail via zowel de oude set IP nummers als de nieuwe wordt afgeleverd. Daarom dient u alle 4 de IP adressen te whitelisten.
De juiste set IP nummers vindt u in deze tabel:
Omschrijving | IP-adres |
Spamfilter cluster DC Eindhoven* | 217.21.240.160 |
Spamfilter cluster DC Waalwijk* | 90.145.205.90 |
! Nieuw spamfilter cluster DC Pocos ! | 92.119.29.136 |
! Nieuw spamfilter cluster DC Interconnect ! | 92.119.29.137 |
Uiteraard is deze tabel ook te vinden in onze reguliere documentatie.
Microsoft 365 (Office 365)
Wanneer u mailserver rules heeft ingesteld (bijvoorbeeld voor Office365) dan dienen deze IP’s worden toegevoegd aan de “Bypass Clutter & Spam Filtering by IP address” rule, zoals hieronder aangegeven:
Ook deze wijziging is reeds opgenomen in onze reguliere documentatie. In deze documentatie is ook een alternatieve manier van whitelisten in Office365 beschreven.
Let op: Omdat wij niet extern kunnen controleren of de whitelist instelling van Microsoft 365 correct zijn, dient u in uw domein instellingen zelf de checkbox “Onlinespamfilter IP's zijn gewhitelist bij mijn hosting provider” aan te vinken en het domein op te slaan als u de juiste instellingen heeft gemaakt. Als u daarna de connectie status ververst wordt het de connectie status groen.
De volgende instructies dienen te worden gevolgd wanneer uw mail gehost wordt bij Google:
Log in in de Google Admin console met uw administrator account
In the Admin console, ga naar Menu → Apps → Google Workspace → Gmail → Spam, Phishing and Malware.
Aan de linkerzijde, selecteer de top-level organization. This is normaal gesproken uw domeinnaam.
In de Spam, phishing, and malware tab, scroll naar de Email allowlist setting. Of, in the search veld, zoek op “email allowlist”.
Voeg de bovenstaande IP adressen toe aan de allowlist.
Sla de wijzigingen op.
Overige hosting providers
Het is mogelijk dat u gebruik maakt van een andere hosting provider waarvoor een whitelist moet worden ingesteld. Volg in dit geval de instructies van uw hosting provider. Wij kunnen aan onze kant niet controleren of de instellingen correct zijn.
Wijzigingen in MX records
Als u gebruik maakt van onze inkomende filters en u heeft uw eigen MX records voor uw domeinen ingesteld is deze informatie voor u relevant. Ook wanneer u zeer oude records hanteert is dit relevant.
Uiteindelijk zullen ook de IP adressen waarnaar de MX records voor uw domein verwijzen gewijzigd moeten worden. Wanneer u onze MX records gebruikt (i.e.: filter.onlinespamfilter.nl en filter.onlinespamfilter.com) dan hoeft u verder niets te doen. De MX records zullen te zijner tijd door ons worden omgezet en de migratie verloopt voor u verder automatisch. Wanneer u uw eigen MX records heeft ingesteld dan dient u deze te wijzigen naar een nieuwe set, namelijk:
217.21.240.159 en/of 217.21.240.160 moet worden gewijzigd naar 92.119.29.136
90.145.205.90 moet worden gewijzigd naar 92.119.29.137
Let op: U mag deze wijziging pas uitvoeren NADAT u de nieuwe IP adressen aan uw firewall en/of mailserver heeft toegevoegd zoals hierboven beschreven. U moet een het kopje Verbinding voor uw domein een verbindingscheck uitvoeren en daar dienen alle verbindingen ‘groen’ te zijn. Pas daarna is het veilig om uw MX records aan te passen!
Spoedig na het aanpassen van uw MX records verloopt uw e-mail via de nieuwe IP reeks en is de migratie compleet.
Wat moet ik doen?
Om het overzicht te behouden hebben we een aantal aanpassingen gemaakt in het domein overzicht in onze portal. Allereerst vindt u een aantal status indicators zoals hieronder, waarmee u snel kunt zien of alles voor uw domein in orde is:
De linkse indicator geeft de status van de verbinding met uw mail server aan. De rechtse de instellingen van uw MX records. Verder vindt u een refresh knop aan de rechterzijde. Wanneer beide indicators groen zijn is uw domein goed ingesteld en zal de migratie goed verlopen. Als u gele of rode indicators tegen komt zult u nog iets moeten doen om een probleemloze migratie te garanderen. Als u over de indicators ‘hovert’ zal er een pop-up verschijnen met advies over de te nemen actie. U werkt van links naar rechts: Als de linkse indicator groen is, kunt u veilig verder met het oplossen van eventuele problemen aangegeven door de rechtse indicator. Wanneer beide indicatoren groen zijn is de migratie goed verlopen, of goed voorbereid, afhankelijk van uw instellingen.
Status updates per e-mail
Regelmatig zal aan onze zijde gecontroleerd worden of er nog acties benodigd zijn voor uw domeinen. U krijgt van ons een update via e-mail met een overzicht van domeinen met geadviseerde aanpak wanneer dit nodig is. We raden u aan deze e-mails aandachtig te lezen en de benodigde acties zo snel mogelijk te nemen.
Troubleshooting
Mocht er op enig moment iets mis gaan rondom de migratie dan vragen wij u om in dringende gevallen (niet afgeleverde e-mails bijvoorbeeld) telefonisch contact op te nemen met onze helpdesk op 076 8200203. Voor minder dringende zaken mailt u met helpdesk@onlinespamfilter.nl. Wij zijn in staat om zelfs na de migratie het verkeer tijdelijk om te routeren totdat een eventueel probleem is opgelost. Onze helpdesk medewerker kan dan met u op zoek gaan naar de juiste oplossing, waarna het verkeer weer via de nieuwe route kan verlopen.